BDO Finlandia: przewodnik po usługach księgowych i podatkowych dla polskich firm zakładających działalność w Finlandii

Dlaczego to dobry wybór dla polskich firm wchodzących na rynek fiński

to naturalny wybór dla polskich firm szukających bezpiecznego wejścia na rynek fiński. Firma łączy międzynarodowe doświadczenie sieci BDO z lokalną znajomością przepisów i praktyk biznesowych w Finlandii, co skraca czas adaptacji i redukuje ryzyko operacyjne. Dla przedsiębiorców z Polski ważne jest, że BDO oferuje wsparcie wielojęzyczne i zespoły znające specyfikę obu rynków — od rejestracji spółki, przez rozliczenia podatkowe, po raportowanie finansowe zgodne z FAS i IFRS.

Praktyczne korzyści współpracy z wynikają z kompleksowości usług: pomoc w rejestracji w fińskich rejestrach (YTJ), uzyskaniu numerów identyfikacji podatkowej i VAT, otwarciu konta bankowego oraz wdrożeniu rozwiązań e‑fakturowania (np. Finvoice). Taka obsługa „pod klucz” pozwala polskim firmom skupić się na rozwoju działalności, podczas gdy kwestie formalno‑księgowe i administracyjne są prowadzone przez lokalnych specjalistów.

Usługi księgowe i podatkowe oferowane przez BDO obejmują bieżące prowadzenie ksiąg, przygotowanie sprawozdań według standardów fińskich i międzynarodowych, raportowanie VAT oraz optymalizację podatkową w ramach obowiązującego prawa. Dla firm eksportujących i handlujących w całej Unii, istotne jest też doświadczenie BDO w rozliczeniach transgranicznych i zastosowaniu umów o unikaniu podwójnego opodatkowania — elementów kluczowych przy planowaniu efektywnej struktury podatkowej.

Kolejnym atutem jest obsługa kadr i płac: BDO pomaga w zarządzaniu zatrudnieniem lokalnym i delegowanym, rozliczeniach ZUS‑like kwestii i koordynacji zabezpieczeń społecznych (np. wydawanie formularzy A1), przygotowaniu umów zgodnych z prawem pracy w Finlandii oraz prowadzeniu payrollu zgodnie z lokalnymi obowiązkami. To ważne zwłaszcza dla firm wysyłających pracowników na krótkie projekty lub prowadzących hybrydowe zespoły.

Podsumowując, oferuje polskim przedsiębiorcom: szybkie wejście na rynek, minimalizację ryzyka regulacyjnego, jednookienkowy model komunikacji i dostęp do międzynarodowej wiedzy podatkowo‑księgowej. Dla firm planujących ekspansję do Finlandii to partner, który łączy lokalną praktykę z doświadczeniem w obsłudze klientów z Polski — co przekłada się na oszczędność czasu i pewność prowadzenia działalności zgodnie z przepisami.

Zakładanie działalności i rejestracja spółki w Finlandii — wsparcie BDO krok po kroku

Pierwszy krok to wybór optymalnej formy prawnej: najczęściej polskie spółki decydują się na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (osakeyhtiö, Oy) jako samodzielnej jednostki na rynku fińskim lub na otwarcie oddziału. pomaga przeprowadzić analizę porównawczą (koszty, odpowiedzialność, podatkowanie, potrzeby kadrowe) i doradza, która forma będzie najbardziej korzystna dla konkretnego modelu biznesowego. Doradztwo obejmuje też ocenę konieczności kapitału zakładowego — dla prywatnej Oy obecnie nie ma wymogu minimalnego kapitału, co ułatwia wejście na rynek mniejszym podmiotom.

Kolejnym etapem jest przygotowanie i kompletacja dokumentów niezbędnych do wpisu do rejestru handlowego (Kaupparekisteri) oraz rejestracji podatkowej w systemie YTJ (połączenie PRH i fińskiej administracji podatkowej). BDO przejmuje przygotowanie umowy spółki, protokołu założycielskiego, listy udziałowców, danych członków zarządu i pełnomocnictw oraz – gdy potrzeba – ich tłumaczeń i notarialnego potwierdzenia. Dzięki temu minimalizowane jest ryzyko formalnych braków i opóźnień podczas składania wniosku online lub w formie papierowej.

Po zarejestrowaniu spółki BDO wspiera uzyskanie Y-tunnus (fiński numer identyfikacyjny działalności), rejestrację VAT, zgłoszenie pracodawcy i konfigurację raportowania płac do Tulorekisteri (Incomes Register). Firma doradcza pomaga także w praktycznym otwarciu konta bankowego w Finlandii — krok, który bywa utrudniony dla nierezydentów — oraz w uzyskaniu e‑ID i dostępu do fińskich systemów urzędowych. Dzięki temu przedsiębiorca otrzymuje komplet usług „pod klucz” i może skupić się na działalności operacyjnej.

Praktyczne wskazówki i harmonogram: typowa rejestracja online może zająć od kilku dni do kilku tygodni w zależności od branży i kompletności dokumentów; opłaty urzędowe oraz koszty tłumaczeń i obsługi to zwykle jednorazowy wydatek rzędu kilkuset euro plus honorarium doradcze. BDO przygotowuje też checklistę dokumentów i harmonogram działań, a w razie potrzeby reprezentuje klienta przed urzędami, co znacząco przyspiesza i upraszcza proces dla polskich właścicieli firm nieznających języka fińskiego.

Usługi księgowe BDO w Finlandii: FAS, IFRS, raportowanie i prowadzenie ksiąg

oferuje kompleksowe usługi księgowe skrojone pod potrzeby polskich firm wchodzących na rynek fiński. Specjalizując się zarówno w prowadzeniu ksiąg według fińskich przepisów (często określanych jako FAS – lokalne standardy rachunkowości oparte na fińskiej ustawie o rachunkowości), jak i w przygotowywaniu sprawozdań według IFRS dla grup kapitałowych, BDO łączy znajomość lokalnych wymogów z doświadczeniem międzynarodowym. Dla polskich przedsiębiorców to ważne: poprawna klasyfikacja transakcji, zgodność z fińskim prawem oraz możliwość konsolidacji wyników na poziomie grupy to elementy minimalizujące ryzyko i ułatwiające rozwój działalności.

W praktyce oferta obejmuje pełne prowadzenie ksiąg (księgowania bieżące, rozliczenia VAT, ewidencje środków trwałych), przygotowanie sprawozdań rocznych oraz bieżące raportowanie do fińskich organów (Trade Register/PRH i Vero – urząd skarbowy). BDO pomaga także w adaptacji planu kont i procedur księgowych z polskiego systemu do fińskiego środowiska, integruje e‑fakturowanie i popularne w Finlandii systemy księgowe (chmurowe rozwiązania), co przyspiesza przepływ danych i redukuje koszty operacyjne. Niezbędne terminy, jak sporządzenie i złożenie sprawozdań rocznych w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego, są stale monitorowane przez zespół BDO.

Dla firm grupowych i spółek notowanych kluczowe są usługi z zakresu IFRS – konwersje, przygotowanie sprawozdań skonsolidowanych, rekonsyliacje oraz wsparcie przy audycie. BDO oferuje przekształcenie sprawozdań przygotowanych według fińskiego GAAP na standardy międzynarodowe, a także szczegółowe mechanizmy kontroli wewnętrznej i harmonizację polityk rachunkowych w grupie. To szczególnie istotne dla polskich właścicieli, którzy chcą raportować wyniki finansowe w jednolity sposób na potrzeby inwestorów i kredytodawców.

Poza obowiązkową księgowością BDO dostarcza narzędzia zarządcze: raporty miesięczne, analizy KPI, prognozy cash flow oraz raportowanie ad hoc, co pomaga podejmować szybkie decyzje biznesowe. Dodatkowo możliwe jest wsparcie dwujęzyczne (polski/fiński/angielski), pomoc przy rozliczeniach transgranicznych i integracja z obsługą płac. Dla polskich firm oznacza to nie tylko zgodność z lokalnym prawem, lecz także przejrzystość finansową i skalowalność usług w miarę rozwoju działalności w Finlandii.

Wybierając na partnera księgowego, polskie przedsiębiorstwo zyskuje partnera znającego specyfikę fińskiego rynku, wymagania FAS i IFRS, oraz praktyczne rozwiązania technologiczne usprawniające raportowanie. Jeśli chcesz przygotować się do wejścia na rynek fiński, zminimalizować ryzyka podatkowe i usprawnić finanse operacyjne, warto rozpocząć rozmowę z zespołem BDO, który przygotuje ofertę i checklistę działań dopasowaną do Twojej spółki.

Rozliczenia podatkowe i VAT w Finlandii — optymalizacja podatkowa i obowiązki dla polskich przedsiębiorców

Rozliczenia podatkowe i VAT w Finlandii to jedna z kluczowych kwestii, które polskie przedsiębiorstwa muszą rozważyć przed wejściem na rynek fiński. Finlandia stosuje jednolitą stawkę podatku dochodowego od osób prawnych na poziomie 20%, a system VAT opiera się na trzech głównych stawkach: standardowej 24% oraz dwóch stawkach obniżonych — 14% (żywność i pasze) oraz 10% (m.in. książki, usługi noclegowe, kultura i transport pasażerski). Rejestracja VAT, terminowe deklaracje i prawidłowe zakwalifikowanie transakcji do odpowiedniej stawki są podstawą zgodności z wymogami fińskiego urzędu skarbowego (Vero).

Dla polskich firm kluczowe jest zrozumienie zasad opodatkowania transgranicznego: większość usług B2B jest rozliczana mechanizmem odwrotnego obciążenia (reverse charge), co ułatwia unikanie konieczności lokalnej rejestracji VAT, ale wymaga poprawnego dokumentowania kontrahentów i numerów VAT UE. Sprzedaż towarów z magazynów znajdujących się w Finlandii, transakcje z konsumentami detalicznymi i sprzedaż na odległość podlegają szczególnym zasadom — od 2021 r. obowiązuje unijny próg €10 000 dla usług/distance selling w ramach OSS, co ma wpływ na konieczność rejestracji i korzystania z systemu One-Stop-Shop.

Optymalizacja podatkowa powinna łączyć dbałość o zgodność z przepisami i praktyczne działania minimalizujące koszty. W praktyce dotyczy to m.in.:

stosowania reverse charge tam, gdzie to możliwe,

wykorzystania postanowień polsko-fińskiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (np. przy dywidendach i odsetkach),

dokumentowania polityki cen transferowych przy działalności między spółkami grupy,

weryfikacji kwalifikacji VAT usług i towarów, by nie przepłacać podatku ani nie ryzykować korekt.

Ważne jest też korzystanie z lokalnych narzędzi, takich jak wnioski o interpretacje czy rulings, które mogą zabezpieczyć transakcję przed sporami z Vero.

Jak może pomóc: lokalne biuro zapewnia kompleksowe wsparcie — od rejestracji podatkowej i obsługi deklaracji VAT (miesięcznych lub kwartalnych), przez przygotowanie rozliczeń CIT i obsługę kontroli podatkowych, po reprezentację przed Vero. BDO pomaga także w optymalizacji rozwiązań VAT/transfer pricing i przygotowuje dokumentację niezbędną dla audytów. Praktyczna checklista przed podpisaniem umowy z lokalnym doradcą powinna obejmować: rejestrację VAT/EORI, analizę obowiązku stałego zakładu, klasyfikację VAT produktów/usług, wybór częstotliwości rozliczeń i ustalenie osoby odpowiedzialnej za komunikację z urzędem.

Kadry, płace i ZUS/skarbowość transgraniczna — jak BDO obsługuje pracowników delegowanych i lokalnych

Kadry, płace i skarbowość transgraniczna to jeden z najważniejszych obszarów, w którym polskie firmy potrzebują wsparcia przy ekspansji do Finlandii. Różnice prawne i proceduralne — od zasad rozliczania wynagrodzeń, przez obowiązki pracodawcy, aż po systemy ubezpieczeń społecznych — mogą być mylące. łączy wiedzę lokalną z doświadczeniem w obsłudze przedsiębiorstw zagranicznych, zapewniając, że zarówno pracownicy delegowani, jak i zatrudnieni lokalnie są prowadzeni zgodnie z fińskimi przepisami oraz międzynarodowymi umowami (np. umowa o zabezpieczeniu społecznym i konwencje unijne dotyczace formularza A1).

Dla pracowników delegowanych kluczowe są kwestie ZUS/skarbowości: czy zachowują polskie ubezpieczenie (A1), jak długo może trwać oddelegowanie, oraz jakie konsekwencje podatkowe wiąże się z pracą w Finlandii. BDO pomaga uzyskać i weryfikować formularze A1, oceniać ryzyko przejścia pod fiński system ubezpieczeń, a także doradzać w kwestii stosowania postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (Polska–Finlandia). Równocześnie specjaliści BDO wyjaśnią, kiedy dochód pracownika może podlegać częściowemu lub pełnemu opodatkowaniu w Finlandii oraz przygotują konieczne wyliczenia podatkowe.

W przypadku pracowników lokalnych obowiązki pracodawcy w Finlandii obejmują rejestrację w fińskim Urzędzie Skarbowym (Vero), raportowanie płatności do Incomes Register (Tulorekisteri), zawarcie ubezpieczeń emerytalnych (TyEL) oraz zgłoszenie do ubezpieczenia od wypadków i ubezpieczenia na wypadek bezrobocia. BDO przejmuje kompleksowo prowadzenie list płac: obliczanie brutto–netto, potrącanie zaliczek na podatek (ennakonpidätys), odprowadzanie składek pracownika i pracodawcy oraz terminowe składanie deklaracji i raportów do lokalnych instytucji.

Usługi, które BDO oferuje w obszarze kadr i płac, obejmują m.in.:

prowadzenie pełnej obsługi płacowej zgodnie z fińskimi przepisami,

rejestrację pracodawcy i pracowników w Vero i systemie Tulorekisteri,

koordynację ubezpieczeń emerytalnych (TyEL), wypadkowych i innych obowiązkowych polis,

obsługę pracowników delegowanych: A1, rozliczenia podatkowe i raportowanie transgraniczne,

doradztwo przy politykach wynagrodzeń, benefitach i zgodności z prawem pracy.

Dzięki takiemu podejściu BDO minimalizuje ryzyko kar i kosztownych korekt rozliczeń, a także pomaga optymalizować całkowite koszty zatrudnienia (np. struktura delegacji, rozliczanie kosztów podróży i diet). Jeśli planujesz zatrudniać w Finlandii — lokalnie lub przez delegowanie pracowników z Polski — warto skorzystać z kompleksowego wsparcia BDO, które zapewnia bilingwalną obsługę, aktualizacje zgodne z najnowszymi regulacjami oraz praktyczne rozwiązania dostosowane do modelu Twojej firmy.

Model współpracy, koszty usług i praktyczna checklista dla polskich firm przed podpisaniem umowy z

Model współpracy z opiera się zwykle na dedykowanym zespole przypisanym do klienta, jasnym podziale obowiązków oraz hybrydowej komunikacji — łączącej spotkania zdalne, okresowe wizyty w Finlandii i wsparcie lokalne. Dla polskich firm kluczowe jest, aby w umowie znalazł się punkt o jednym opiekunie projektu (account managerze) oraz o sposobie eskalacji kwestii podatkowych, księgowych i kadrowych. często oferuje też integrację systemów księgowych (portale klienta, raporty w formacie FAS/IFRS) i ustawienie cykli raportowania zgodnych z fińskimi terminami — to znacząco upraszcza współpracę i minimalizuje ryzyko kar za opóźnienia.

Struktury kosztów i modele rozliczeń mogą być zróżnicowane: stała miesięczna opłata (subscription) za pakiet usług, stawki godzinowe dla prac ad hoc oraz opłaty projektowe przy rejestracji spółki czy przeprowadzaniu due diligence. Często stosowanym rozwiązaniem jest hybryda: abonament za podstawowe prowadzenie ksiąg i płac oraz oddzielne rozliczenia za doradztwo podatkowe czy wdrożenia systemów. Dla zoptymalizowania kosztów warto negocjować zakres usług podstawowych i jasno określić, które czynności są traktowane jako „usługi dodatkowe”.

Główne czynniki wpływające na koszty to: liczba transakcji i dokumentów miesięcznie, liczba pracowników (lokalnych i delegowanych), poziom automatyzacji przesyłu dokumentów, wymagania raportowe (FAS vs IFRS) oraz częstotliwość konsultacji doradczych. Polskie firmy wchodzące na rynek fiński powinny też uwzględnić koszty konwersji walut, obsługi VAT i ewentualnych korekt historycznych. Przejrzystość rozliczeń jest kluczowa — warto żądać przykładowego cennika i modelu facturowania przed podpisaniem umowy.

Negocjowane zapisy umowy — co warto zawrzeć: poziomy SLA (czas reakcji na zapytanie), terminy dostarczenia raportów, prawa do audytu jakości usług, klauzule dotyczące ochrony danych (RODO/GDPR), warunki rozwiązania umowy oraz politykę przekazywania dokumentów przy zakończeniu współpracy. Dobrą praktyką jest również ustalenie okresu próbnego lub pilotażowego oraz mechanizmów korekcyjnych kosztów w przypadku znaczących zmian skali działalności.

Praktyczna checklista przed podpisaniem umowy z :

Sprawdź czy w umowie jest wskazany dedykowany opiekun klienta i kanały komunikacji.

Zdobądź szczegółowy cennik: co jest w abonamencie, co jako usługa dodatkowa, stawki godzinowe.

Zadeklaruj zakres usług: księgi, VAT, raportowanie FAS/IFRS, kadry i płace, obsługa delegowanych.

Upewnij się co do częstotliwości i formatu raportów oraz terminów księgowych i podatkowych.

Wymagaj zapisów o ochronie danych i zgodności z RODO oraz dostępie do portalu/archiwum dokumentów.

Negocjuj SLA, czas reakcji, i warunki eskalacji problemów podatkowych/księgowych.

Sprawdź warunki rozwiązania umowy, przekazania dokumentów i ewentualne opłaty końcowe.

Poproś o referencje od innych polskich firm obsługiwanych przez oraz przykład raportu finansowego.